ความหมายระบบสารสนเทศทางการบัญชี
ในอดีตการบริหารธุรกิจจะประสบความสำเร็จหรือไม่จะขึ้นอยู่กับตัวบุคคลเป็นสำคัญ กล่าวคือถ้าคนใดสามารถวางแผนได้ดี ควบคุมงานได้ดี ก็จะทำให้การบริหารกิจการนั้นสัมฤทธิ์ผลได้ แต่ในปัจจุบันเมื่อธุรกิจมีการแข่งขันมากขึ้น ประกอบกับเทคโนโลยีทางคอมพิวเตอร์ได้มีการพัฒนามากขึ้น คุณภาพของการบริหารและความอยู่รอดขององค์นั้นจึงขึ้นกับระบบมากกว่าตัวบุคคล ดังนั้นการบริหารสมัยใหม่ จะให้ความสำคัญกับระบบข้อมูล และระบบสารสนเทศมากขึ้น เพราะหากกิจการใดมีระบบสารสนเทศที่ดีกว่าก็จะทำให้สามารถให้ข้อมูลในการตัดสินใจที่รวดเร็ว ถูกต้องและมีประสิทธิภาพมากกว่า ซึ่งจะส่งผลให้กิจการนั้นสามารถอยู่รอดได้มากกว่า
ระบบสารสนเทศทางการบัญชี เป็นระบบที่ถูกออกแบบขึ้นมาเพื่อแปลงหรือประมวลผลข้อมูลทางการเงิน ให้เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจต่อผู้ใช้ สำหรับผู้ใช้ประโยชน์จากสารสนเทศทางการบัญชีอาจแบ่งได้เป็น 2 กลุ่มใหญ่ ๆ คือ บุึคคลภายในองค์กร และบุคคลภายนอกองค์กร เช่น ผู้ถือหุ้น นักลงทุน เจ้าหนี้ หน่วยงานของรัฐบาล และคู่แข่งขัน เป็นต้น ทั้งนี้กระบวนการแปลงข้อมูลหรือ ประมวลผลข้อมูลในระบบสารสนเทศทางการบัญชีนั้นอาจกระทำด้วยมือหรือใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยก็ได้ ตัวอย่างของสารสนเทศทางการบัญชี ที่มีประโยชน์ต่อการตัดสินใจของผู้ใช้ เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล งบกระแสเงินสด เป็นต้น ซึ่งสารสนเทศเหล่านี้ได้มาจากการประมวลผลรายการค้าต่าง ๆ ของกิจการดังนั้นรายการค้าแต่ละรายการ เช่น รายการขายสินค้า ซื้อสินค้า ฯลฯ จึงถือว่าเป็นตัวอย่างของข้อมูล ของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
ระบบสารสนเทศแบ่งตามลักษณะการใช้งานได้ดังนี้
- ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการต้องใช้ฮาร์ดแวร์Computer ซอฟต์แวร์Computerร่วมกับบุคลากรขององค์กร
- ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง
- ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ
- ระบบสารสนเทศทางการบัญชีของวงจรรายได้ ประกอบด้วย การขายสินค้าหรือบริการ การตั้งหนี้ การเรียกเก็บเงิน และการชำระเงินจากลูกค้ารายการทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในระบบบัญชีลูกหนี้
- ระบบสารสนเทศทางการบัญชีของวงจรรายจ่าย ประกอบด้วย การสั่งซื้อสินค้าหรือบริการ การตั้งหนี้ การเตรียมการจ่ายเงิน การเบิกจ่ายเงินเพื่อจ่ายให้แก่เจ้าหนี้ รายการทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในระบบบัญชีเจ้าหนี้
ระบบสารสนเทศทางการบัญชีของวงจรการจัดทรัพยากร ประกอบด้วย
- ระบบสินทรัพย์ถาวร
- ระบบเงินเดือนและค่าแรง
ระบบสารสนเทศทางการบัญชีของวงจรบัญชีแยกประเภท เป็นวงจรที่นำข้อมูลรายการทางธุรกิจที่เกิดขึ้นในการปฏิบัติงานของวงจรรายได้ รายจ่าย วงจรการผลิต มาบันทึกลงในบัญชีแยกประเภท เพื่อปะมวลผลและจัดทำเป็นรายงานเสนอต่อผู้ใช้ภายนอกซึ่งจะประกอบด้วยรายการที่เกิดขึ้นเป็นประจำคือ รายการขายสินค้า รายการซื้อสินค้า รายการเบิกวัตถุดิบเพื่อใช้ในการผลิต ส่วนรายการที่ไม่ได้เกิดขึ้นเป็นประจำคือ รายการจำหน่ายหุ้น รายการจ่ายเงินปันผล นอกจากนี้ยังมีรายการปรับปรุงเมื่อสิ้นงวดได้แก่ รายการปรับปรุงรายการค้างรับ - ค้างจ่าย รายการปรับปรุงเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด รวมทั้งรายการปิดบัญชีเมื่อสิ้นงวด ได้แก่ การปิดบัญชีเกี่ยวกับรายได้และค่าใช้จ่ายเข้าสู่บัญชีกำไรขาดทุนและการปิดบัญชีกำไรขาดทุนเข้าสู่บัญชีกำไรสะสม
การเปรียบเทียบการจัดทำบัญชีด้วยมือและการจัดทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์
รายการ | การจัดทำบัญชีด้วยมือ | การจัดทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ |
1.แหล่งข้อมูล | เอกสารประกอบรายการ | ข้อมูลในรูปสื่ออิเลคทรอนิคส์ที่นำเข้าโดยระบบอื่น และข้อมูลที่นำเข้าด้วยเอกสารปรกอบรายการ |
2.สมุดบันทึกรายการบัญชี | สมุดรายวันทั่วไป และสมุดรายวันเฉพาะ | แฟ้มข้อมูลรายการ Transaction File |
3. สมุดบัญชีแยกประเภท | บัญชีแยกประเภททั่วไปและบัญชีย่อย | แฟ้มข้อมูลหลักMaster File |
4.การจดบันทึก | บันทึกรายการในสมุดรายวัน(การลงบัญชี) | การนำข้อมูลเข้าระบบคอมพิวเตอร์ |
5.การผ่านบัญชี | ผ่านจากสมุดรายวันไปบัญชีแยกประเภท | ปรับปรุงแฟ้มข้อมูลหลัก(File Update)ด้วยข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรายการ |
6.การประมวลผล | ประมวลผลแบบกลุ่มด้วยมือ | ประมวลผลทั้งแบบกลุ่มและเชื่อมตรงโดยผ่านระบบคอมพิวเตอร์ |
7.การควบคุมภายใน | การควบคุมทั่วไป | การควบคุมทั่วไปและการควบคุมระบบงาน |
ประโยชน์ของการใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดทำบัญชี
- ลดข้อผิดพลาดในการทำงาน
- เพิ่มประสิทธิภาพในการประมวลผลและการนำเสนอสารสนเทศ
- ลดปริมาณการใช้กระดาษ
