การตรวจสอบระบบสารสนเทศทางการบัญชี

ความหมายระบบสารสนเทศทางการบัญชี

              ในอดีตการบริหารธุรกิจจะประสบความสำเร็จหรือไม่จะขึ้นอยู่กับตัวบุคคลเป็นสำคัญ กล่าวคือถ้าคนใดสามารถวางแผนได้ดี ควบคุมงานได้ดี ก็จะทำให้การบริหารกิจการนั้นสัมฤทธิ์ผลได้ แต่ในปัจจุบันเมื่อธุรกิจมีการแข่งขันมากขึ้น ประกอบกับเทคโนโลยีทางคอมพิวเตอร์ได้มีการพัฒนามากขึ้น คุณภาพของการบริหารและความอยู่รอดขององค์นั้นจึงขึ้นกับระบบมากกว่าตัวบุคคล ดังนั้นการบริหารสมัยใหม่ จะให้ความสำคัญกับระบบข้อมูล และระบบสารสนเทศมากขึ้น เพราะหากกิจการใดมีระบบสารสนเทศที่ดีกว่าก็จะทำให้สามารถให้ข้อมูลในการตัดสินใจที่รวดเร็ว ถูกต้องและมีประสิทธิภาพมากกว่า ซึ่งจะส่งผลให้กิจการนั้นสามารถอยู่รอดได้มากกว่า
  ระบบสารสนเทศทางการบัญชี เป็นระบบที่ถูกออกแบบขึ้นมาเพื่อแปลงหรือประมวลผลข้อมูลทางการเงิน ให้เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจต่อผู้ใช้ สำหรับผู้ใช้ประโยชน์จากสารสนเทศทางการบัญชีอาจแบ่งได้เป็น 2 กลุ่มใหญ่ ๆ คือ บุึคคลภายในองค์กร และบุคคลภายนอกองค์กร เช่น ผู้ถือหุ้น นักลงทุน เจ้าหนี้ หน่วยงานของรัฐบาล และคู่แข่งขัน เป็นต้น ทั้งนี้กระบวนการแปลงข้อมูลหรือ ประมวลผลข้อมูลในระบบสารสนเทศทางการบัญชีนั้นอาจกระทำด้วยมือหรือใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยก็ได้ ตัวอย่างของสารสนเทศทางการบัญชี ที่มีประโยชน์ต่อการตัดสินใจของผู้ใช้ เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล งบกระแสเงินสด เป็นต้น ซึ่งสารสนเทศเหล่านี้ได้มาจากการประมวลผลรายการค้าต่าง ๆ ของกิจการดังนั้นรายการค้าแต่ละรายการ เช่น รายการขายสินค้า ซื้อสินค้า ฯลฯ จึงถือว่าเป็นตัวอย่างของข้อมูล ของระบบสารสนเทศทางการบัญชี

ระบบสารสนเทศแบ่งตามลักษณะการใช้งานได้ดังนี้

1. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการต้องใช้ฮาร์ดแวร์Computer ซอฟต์แวร์Computerร่วมกับบุคลากรขององค์กร
2. ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง
3. ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ

• ระบบสารสนเทศทางการบัญชีของวงจรรายได้  ประกอบด้วย การขายสินค้าหรือบริการ การตั้งหนี้ การเรียกเก็บเงิน และการชำระเงินจากลูกค้ารายการทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในระบบบัญชีลูกหนี้
•  ระบบสารสนเทศทางการบัญชีของวงจรรายจ่าย ประกอบด้วย การสั่งซื้อสินค้าหรือบริการ  การตั้งหนี้ การเตรียมการจ่ายเงิน การเบิกจ่ายเงินเพื่อจ่ายให้แก่เจ้าหนี้  รายการทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในระบบบัญชีเจ้าหนี้

    ระบบสารสนเทศทางการบัญชีของวงจรการจัดทรัพยากร ประกอบด้วย

1. ระบบสินทรัพย์ถาวร
2. ระบบเงินเดือนและค่าแรง

       ระบบสารสนเทศทางการบัญชีของวงจรการผลิต ประกอบด้วย การวางแผนการผลิต การเบิกใช้วัตถุดิบ การจ้างแรงงาน การคำนวณต้นทุนการผลิต การโอนสินค้าที่ผลิตเสร็จแล้วไปยังคลังสินค้า การเบิกสินค้าออกจากคลังเพื่อจำหน่าย  

       ระบบสารสนเทศทางการบัญชีของวงจรบัญชีแยกประเภท เป็นวงจรที่นำข้อมูลรายการทางธุรกิจที่เกิดขึ้นในการปฏิบัติงานของวงจรรายได้ รายจ่าย วงจรการผลิต มาบันทึกลงในบัญชีแยกประเภท เพื่อปะมวลผลและจัดทำเป็นรายงานเสนอต่อผู้ใช้ภายนอกซึ่งจะประกอบด้วยรายการที่เกิดขึ้นเป็นประจำคือ รายการขายสินค้า รายการซื้อสินค้า รายการเบิกวัตถุดิบเพื่อใช้ในการผลิต ส่วนรายการที่ไม่ได้เกิดขึ้นเป็นประจำคือ รายการจำหน่ายหุ้น รายการจ่ายเงินปันผล นอกจากนี้ยังมีรายการปรับปรุงเมื่อสิ้นงวดได้แก่  รายการปรับปรุงรายการค้างรับ - ค้างจ่าย รายการปรับปรุงเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด รวมทั้งรายการปิดบัญชีเมื่อสิ้นงวด ได้แก่ การปิดบัญชีเกี่ยวกับรายได้และค่าใช้จ่ายเข้าสู่บัญชีกำไรขาดทุนและการปิดบัญชีกำไรขาดทุนเข้าสู่บัญชีกำไรสะสม

 การเปรียบเทียบการจัดทำบัญชีด้วยมือและการจัดทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์

รายการ	การจัดทำบัญชีด้วยมือ	การจัดทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์
1.แหล่งข้อมูล	เอกสารประกอบรายการ	ข้อมูลในรูปสื่ออิเลคทรอนิคส์ที่นำเข้าโดยระบบอื่น และข้อมูลที่นำเข้าด้วยเอกสารปรกอบรายการ
2.สมุดบันทึกรายการบัญชี	สมุดรายวันทั่วไป และสมุดรายวันเฉพาะ	แฟ้มข้อมูลรายการ Transaction File
3. สมุดบัญชีแยกประเภท	บัญชีแยกประเภททั่วไปและบัญชีย่อย	แฟ้มข้อมูลหลักMaster File
4.การจดบันทึก	บันทึกรายการในสมุดรายวัน(การลงบัญชี)	การนำข้อมูลเข้าระบบคอมพิวเตอร์
5.การผ่านบัญชี	ผ่านจากสมุดรายวันไปบัญชีแยกประเภท	ปรับปรุงแฟ้มข้อมูลหลัก(File Update)ด้วยข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรายการ
6.การประมวลผล	ประมวลผลแบบกลุ่มด้วยมือ	ประมวลผลทั้งแบบกลุ่มและเชื่อมตรงโดยผ่านระบบคอมพิวเตอร์
7.การควบคุมภายใน	การควบคุมทั่วไป	การควบคุมทั่วไปและการควบคุมระบบงาน

      ประโยชน์ของการใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดทำบัญชี

• ลดข้อผิดพลาดในการทำงาน
• เพิ่มประสิทธิภาพในการประมวลผลและการนำเสนอสารสนเทศ
• ลดปริมาณการใช้กระดาษ